Die E-Mail, einst revolutionäres Kommunikationsmittel, hat sich in vielen Unternehmen vom Produktivitätsbooster zum Zeitfresser entwickelt. Mitarbeiter verbringen bis zu 28 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails, wie eine McKinsey-Studie zeigt. Doch während wir im Posteingang versinken, entwickeln sich längst effizientere Alternativen.
Der Produktivitätskiller in eurem Posteingang
Die Flut an täglichen Nachrichten überfordert nicht nur unsere Aufmerksamkeit – sie verhindert auch fokussiertes Arbeiten. Ständige Unterbrechungen durch neue Mails kosten wertvolle Zeit und Konzentration. Hinzu kommt das Problem der Informationssilos: Wichtige Erkenntnisse verschwinden in endlosen Konversationsketten, auf die Teammitglieder keinen Zugriff haben.
„E-Mail ist wie ein Relikt der Vergangenheit. Wir brauchen Werkzeuge, die echtes, agiles Zusammenarbeiten ermöglichen“, erklärte Stewart Butterfield, Mitgründer von Slack, bereits 2015 in einem Interview mit Wired. Allerdings: Auch zehn Jahre später hält sich die Mail hartnäckig und das, obwohl wir sie alle zwischendurch verfluchen. Zeit also für ein Update!
Die neue Generation von Kommunikationstools setzt genau dort an, wo E-Mail scheitert: bei Echtzeit-Kollaboration und transparentem Informationsaustausch. Besonders drei Kategorien stechen hervor:
Messaging-Plattformen: Schluss mit dem Kommunikationschaos
Slack und Microsoft Teams haben die Art, wie Teams zusammenarbeiten, grundlegend verändert. Durch themenbasierte Kanäle, Direktnachrichten und die Integration zahlreicher Anwendungen entsteht ein zentraler Arbeitsbereich. Der entscheidende Vorteil: Informationen sind transparent und bleiben für alle Teammitglieder zugänglich – keine verschwundenen E-Mails mehr! Theoretisch. Denn wenn die Kommunikation über verschiedene Plattformen hinweg läuft, kann es passieren, dass man zwar weiß, eine Information bekommen zu haben, muss sich aber durch verschiedene Chats, Kanäle – oder war es doch in einer Mail? – durchklicken.
Wichtig ist daher Konsequenz und Plattform-Disziplin. Tools alleine reichen nicht aus, die Transformation dahinter muss in den Köpfen passieren. Doch wenn alle die gleichen Tools nutzen und konstruktiv damit zusammenarbeiten, führt die Umstellung auf solche Plattformen nachweislich zu messbaren Ergebnissen. Unternehmen verzeichnen laut Harvard Business Review bis zu 20 Prozent höhere Produktivität durch den Einsatz kollaborativer Tools.
Projektmanagement-Plattformen: Aufgaben sichtbar machen
Asana, Trello und Monday.com haben einen entscheidenden Vorteil gegenüber E-Mail-Kommunikation: Sie machen den Status von Projekten und Aufgaben für alle Beteiligten transparent. Durch visuelle Boards, klare Zuständigkeiten und strukturierte Workflows wird nicht nur die interne Kommunikation verbessert, sondern auch die Nachverfolgung von Fortschritten erleichtert.
Ergänzend dazu bieten Wissensplattformen wie Confluence und Notion die Möglichkeit, Dokumentationen zentral zu verwalten – ein Game-Changer im Vergleich zu fragmentierten E-Mail-Anhängen.
Real-Time-Austausch
Seit dem Siegeszug der Remote-Arbeit gewinnen Tools wie Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams mit ihren Videofunktionen an Bedeutung. Die Möglichkeit, sich per Video auszutauschen, fördert die zwischenmenschliche Kommunikation und reduziert Missverständnisse, die bei textbasierter Kommunikation häufig auftreten. Und sie ist wesentlich schneller, als auf Antwort-Mails zu warten. Und dann gibt es ja noch den guten alten Anruf. Er ist fast ein bisschen aus der Mode gekommen, aber ein kurzes Telefonat kann oft mehr erreichen, als zig hin- und hergeschriebene Mails.
So gelingt der Umstieg in eurem Unternehmen
Der Wechsel von E-Mail zu modernen Kollaborationstools erfordert mehr als nur die Einführung neuer Software – es braucht einen Kulturwandel. Beginnt mit kleinen Teams, definiert klare Kommunikationsrichtlinien und schult eure Mitarbeiter. Die Ergebnisse sprechen für sich: gesteigerte Effizienz, bessere Zusammenarbeit und zufriedenere Teams.
Müssen wir E-Mail komplett abschaffen? Nicht unbedingt. Für externe Kommunikation und formelle Korrespondenz bleibt sie wertvoll. Doch für die interne Zusammenarbeit gibt es heute deutlich bessere Alternativen, die eure Produktivität auf das nächste Level heben.
McKinsey Global Institute. (2012). „The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies.“ https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy
Butterfield, S. (2015). Interview zum Thema agile Kommunikationsmodelle. Wired. https://www.wired.com/2015/03/slack-is-killing-email/
Harvard Business Review. (2020). „How Collaboration Tools Can Boost Productivity in Today’s Hybrid Work Environment.“ https://hbr.org/sponsored/2020/12/how-collaboration-tools-can-boost-productivity-in-todays-hybrid-work-environment
