Ein durchdachter Arbeitsplatz ist mehr als ein Schreibtisch mit Computer – er ist die physische Manifestation eurer Unternehmensphilosophie. Wenn jemand diese Wahrheit verkörpert, dann ist es Ivan Zhao, Mitgründer und CEO des Produktivitäts-Unicorns Notion. Der Perfektionist mit Wurzeln in China und Kanada hat sein Unternehmen von einer Nischen-App zu einer 10-Milliarden-Dollar-Plattform entwickelt. Sein Erfolgsgeheimnis? Ein kompromissloser Fokus auf die Gestaltung der Arbeitsumgebung – sowohl digital als auch physisch. Für deutsche Gründer bietet Zhaos Philosophie wertvolle Impulse, wie Hardware, Möbel und Raumdesign zu Produktivitäts-Multiplikatoren werden können.
Die Zhao-Formel: Minimalismus mit Tiefenwirkung
Ivan Zhaos Designphilosophie ist radikal einfach: Reduziere auf das Wesentliche, aber mache dieses Wesentliche perfekt. Der studierte Kognitionswissenschaftler und Künstler glaubt fest daran, dass wahre Produktivität aus einer Umgebung erwächst, die gleichzeitig funktional und ästhetisch ansprechend ist. „It’s about whether you are building something for yourself or for the world“, erklärt Zhao – eine Einstellung, die sich in jedem Element seiner Arbeitsplatzgestaltung widerspiegelt.
Besonders bemerkenswert ist Zhaos Verständnis von Minimalismus. Für ihn bedeutet das nicht kühle Sterilität, sondern eine Einfachheit, „die man spüren kann“. Dieses Prinzip zeigt sich in Notions charakteristischem Schwarz-und-fast-Weiß-Kontrast und setzt sich in der physischen Arbeitsumgebung fort. Warme, neutrale Töne dominieren, ergänzt durch subtile Farbakzente, die Fokus fördern, ohne zu überwältigen. Diese Herangehensweise steht im starken Kontrast zu den oft überladenen, funktionsorientierten Arbeitsplätzen vieler deutscher Startups.
Hardware als Manifestation der Unternehmensphilosophie
Zhaos obsessive Aufmerksamkeit für Details zeigt sich besonders in seiner Auswahl der Büromöbel. Er persönlich wählt jedes Stück für die Notion-Büros aus – ein Prozess, der für viele CEOs undenkbar wäre. Seine Präferenz für ikonische Designstücke wie den Aalto-Hocker von 1933, hochwertige Artek-Sessel im mittleren bis hohen Preissegment und den historischen De Stijl Red and Blue Chair mit deutlich höheren Wiederverkaufswerten unterstreicht seine Überzeugung, dass Qualität und Ästhetik direkt mit Produktivität verknüpft sind.
Die Systemdenker-Perspektive auf den Arbeitsplatz
Zhaos Ansatz wurzelt in einem tiefen Verständnis von Systemdenken. Er vergleicht den idealen Geschäftsprozess mit dem Lebenszyklus eines Käfers – ein natürliches System mit klaren Inputs, Prozessen, Outputs und Erneuerungszyklen. Diese biologisch inspirierte Sichtweise überträgt er auf die Arbeitsplatzgestaltung.
„Du musst deine Umgebung so sorgfältig gestalten, dass die Möbel selbst Kreativität inspirieren,“ reflektiert Zhao. Für ihn ist ein Arbeitsplatz kein statischer Ort, sondern ein dynamisches System, in dem jedes Element – von der Beleuchtung bis zur Sitzordnung – eine Rolle für individuelle Kreativität und kollaborative Effizienz spielt.
Diese Perspektive erklärt auch seine Abneigung gegen Leuchtstoffröhren, die er als „Hölle“ bezeichnet. Stattdessen bevorzugt er indirekte, warme Beleuchtung, die eine entspannte Atmosphäre schafft und das Wohlbefinden fördert.
Besonders bemerkenswert ist sein Verständnis von Invariablen – fundamentalen menschlichen Bedürfnissen wie Klarheit, Einfachheit und intuitive Interaktion, die sich nie ändern. Ein Prinzip, das deutsche Gründer oft übersehen, wenn sie sich zu sehr auf technische Features und zu wenig auf menschliche Grundbedürfnisse konzentrieren.
Die digitale Dimension: Software als verlängerter Arm der Hardware
Für Zhao sind Hardware und Software keine getrennten Welten, sondern Teile eines integrierten Systems. Als CEO nutzt er Notion nicht nur als Flaggschiffprodukt seines Unternehmens, sondern auch als primäres Werkzeug für seine eigenen Workflows. Die Plattform verkörpert seine Vision eines „Lego für Software“, bei der Informationsblöcke dynamisch nach persönlichen oder Team-Bedürfnissen angeordnet werden können.
Diese Modularität spiegelt sich in seiner physischen Arbeitsplatzgestaltung wider. Wie Lego-Steine können Büroelemente rekonfiguriert werden, um sich an verschiedene Arbeitsmodi anzupassen – sei es Kollaboration oder konzentrierte Einzelarbeit.
Trends 2024/2025: Was deutsche Gründer adaptieren sollten
Aus Zhaos Philosophie lassen sich konkrete Hardware-Trends ableiten, die für deutsche Startup-Gründer besonders relevant sind:
Ergonomische Möbel und modulare Arbeitsplätze stehen an erster Stelle. Der Fokus liegt auf anpassbaren und ergonomisch optimierten Arbeitszubehör wie höhenverstellbaren Schreibtischen und hochwertigen Bürostühlen. Diese Investition zahlt sich durch gesteigerte Produktivität und reduzierte gesundheitliche Probleme langfristig aus.
Gleichzeitig gewinnt die Integration digitaler Tools und Automatisierung an Bedeutung. Systeme, die den Wechsel zwischen mehreren Software-Anwendungen minimieren und eine zentralisierte Verwaltung ermöglichen, werden zum Standard. Diese Entwicklung spiegelt Zhaos Vision wider, komplexe Programmierung hinter einer zugänglichen Oberfläche zu „verstecken“ und so Produktivität zu fördern, ohne den Nutzer zu überfordern.
Die Kunst der Balance: Ästhetik trifft Funktionalität
Was Zhaos Ansatz besonders auszeichnet, ist die Balance zwischen Ästhetik und Funktionalität. Seine Designpräferenz für Minimalismus und Nachhaltigkeit zeigt sich in Investitionen in Designstücke, die nicht nur funktional sind, sondern auch ästhetisch ansprechend und nachhaltig produziert. Diese Herangehensweise steht im Kontrast zu vielen deutschen Startups, die entweder auf sterile Funktionalität oder hippes Design ohne ergonomischen Mehrwert setzen.
Für Notion manifestiert sich diese Balance in der Gestaltung des Hauptsitzes in San Francisco. Sisal-Teppichböden, maßgefertigte Möbel und große Fenster für viel natürliches Licht schaffen eine Umgebung, die sowohl funktional als auch symbolisch ist und die Unternehmensphilosophie widerspiegelt, Software zu entwickeln, „die man spüren kann“.
Diese Konsequenz erstreckt sich über alle Notion-Bürostandorte weltweit und gewährleistet Konsistenz und eine starke Markenidentität – ein Aspekt, den deutsche Gründer mit internationalen Ambitionen besonders beachten sollten.
Die Modularitäts-Revolution: Flexibilität als Grundprinzip
Zhaos Vision für die Software-Infrastruktur ist modular – ähnlich wie Lego-Steine – und ermöglicht es Nutzern, einen personalisierten Arbeitsbereich zu gestalten, der mit ihren Bedürfnissen wächst. Dieses Prinzip lässt sich direkt auf die Hardware-Welt übertragen.
Flexible und skalierbare Infrastruktur ist besonders für wachstumsorientierte Startups von Vorteil. Modulare Hardware-Lösungen – etwa hybride Arbeitsplatzkonzepte, die sowohl Präsenz- als auch Remote-Arbeit optimal unterstützen – werden zum Wettbewerbsvorteil.
Diese Flexibilität ermöglicht es Teams, agil zu bleiben und sich schnell an veränderte Marktbedingungen anzupassen – ein entscheidender Faktor in der heutigen volatilen Geschäftswelt. Für deutsche Gründer, die oft in traditionellen Bürostrukturen verhaftet sind, bietet dieser Ansatz enormes Innovationspotenzial.
Konkrete Empfehlungen für deutsche Startup-Gründer
Basierend auf Zhaos Philosophie lassen sich konkrete Empfehlungen für deutsche Gründer ableiten:
Investiert in hochwertige, ergonomische Büromöbel, die auch in langen Gründerzeiten Komfort bieten. Der Aalto-Hocker mag mit mehreren tausend Euro zu Buche schlagen, doch die Produktivitätssteigerung und das Wohlbefinden der Mitarbeiter rechtfertigen diese Investition langfristig.
Priorisiert Produkte, die modular erweiterbar sind – ähnlich dem Notion-Konzept in der Hard- und Softwarewelt. Ein Schreibtischsystem, das mit eurem Team mitwachsen kann, spart langfristig Kosten und minimiert Störungen durch häufige Umgestaltungen.
Achtet auf lokale Anbieter, um Nachhaltigkeit und regionale Wirtschaft zu unterstützen. Deutschland verfügt über eine reiche Tradition hochwertiger Möbelherstellung – nutzt dieses lokale Know-how und verbindet es mit modernen Arbeitsplatzkonzepten.
Der deutsche Kontext: Von konservativ zu innovativ
Während konservative deutsche Startup-Umgebungen oft an traditioneller Bürogestaltung festhalten, betont Zhao die Bedeutung von Experimentierfreude und individueller Anpassung. Dieser Ansatz kann deutschen Gründern helfen, sich von etablierten Mustern zu lösen und innovative Arbeitsumgebungen zu schaffen, die ihre spezifische Unternehmenskultur widerspiegeln.
Die Integration von digitalen Tools zur Vernetzung physischer und digitaler Arbeitsabläufe ist dabei ein Schlüsselelement. Inspiration lässt sich aus international erfolgreichen Standards wie denen von Notion ziehen, die jedoch an den deutschen Kontext angepasst werden sollten.
Ein Beispiel: Während offene Büroflächen in Silicon Valley Standard sind, schätzen deutsche Teams oft mehr Privatsphäre und ruhige Arbeitsbereiche. Eine hybride Lösung mit flexiblen Gemeinschaftsbereichen und akustisch optimierten Einzelarbeitsplätzen könnte hier der goldene Mittelweg sein.
Die Investorenperspektive: Warum das Setup zählt
Interessanterweise wird Zhaos unkonventionelle Herangehensweise auch von namhaften Investoren wie Sequoia Capital gelobt. Sie erkennen, dass sein Fokus auf die Arbeitsumgebung direkt mit dem Produkterfolg korreliert.
Das korrekte Zitat lautet: „They found a small group of really die-hard fans that carried the product with them. They looked for ways to cultivate the community at every step along the way.“ Diese Community-Bildung beginnt im physischen Raum – ein oft übersehener Aspekt bei der Produktentwicklung.
Für deutsche Gründer bedeutet dies: Die Gestaltung eures Arbeitsplatzes ist nicht nur ein internes Anliegen, sondern kann auch eure Attraktivität für Investoren steigern. Ein durchdachtes, ästhetisch ansprechendes Büro signalisiert Aufmerksamkeit fürs Detail und strategisches Denken – Eigenschaften, die Investoren suchen.
Digitale Integration: Wenn Hardware und Software verschmelzen
Die zunehmende Verschmelzung von Hardware und Software ist ein weiterer Trend, den Zhao vorantreibt. Laut Okta’s Business at Work Studie von 2021 nutzen Unternehmen mit mehr als 2.000 Mitarbeitern durchschnittlich 175 verschiedene Softwarelösungen – ein klares Zeichen für die Fragmentierung im digitalen Arbeitsumfeld.
Zhaos Antwort auf diese Herausforderung ist die Schaffung eines zentralen Systems, das verschiedene Tools nahtlos integriert. Für deutsche Gründer bedeutet dies, bei der Auswahl von Hardware nicht nur auf isolierte Spezifikationen zu achten, sondern auf die Kompatibilität mit euren digitalen Workflows.
Konkret: Ein hochwertiger Monitor ist wertlos, wenn er nicht mit euren Videokonferenz-Tools harmoniert. Ein ergonomischer Stuhl entfaltet sein volles Potenzial erst, wenn er so positioniert ist, dass ihr sowohl digital kollaborieren als auch konzentriert arbeiten könnt.
Der Arbeitsplatz als Markenaussage
Ein oft übersehener Aspekt von Zhaos Philosophie ist die Rolle des Arbeitsplatzes als Markenaussage. Jedes Detail in den Notion-Büros – von den Sisal-Teppichböden bis zu den sorgfältig ausgewählten Designermöbeln – kommuniziert die Werte des Unternehmens: Qualität, Aufmerksamkeit fürs Detail und eine Wertschätzung für zeitloses Design.
Für deutsche Gründer bietet dies eine wichtige Lektion: Euer Arbeitsplatz ist nicht nur ein funktionaler Raum, sondern ein physisches Manifest eurer Markenidentität. Kunden, Mitarbeiter und Investoren ziehen bewusst oder unbewusst Rückschlüsse auf eure Produkte und Dienstleistungen, basierend auf der Gestaltung eures Büros.
Diese Erkenntnis ist besonders relevant in Zeiten zunehmender Remote-Arbeit. Ein durchdachtes Bürokonzept wird zum Magneten, der Teams für Kollaboration und Kreativität zusammenbringt – und zum Differenzierungsmerkmal in einem umkämpften Talentmarkt.
Der Produktivitätskreislauf: Von der Umgebung zur Leistung
Zhaos Vergleich des idealen Geschäftsprozesses mit dem Lebenszyklus eines Käfers – ein System mit klaren Inputs, Prozessen, Outputs und Erneuerungszyklen – lässt sich direkt auf die Produktivität eines Teams übertragen. In diesem System ist die physische Arbeitsumgebung nicht nur ein passiver Rahmen, sondern ein aktiver Katalysator für Leistung.
Studien belegen, dass ein optimierter, ergonomischer Arbeitsplatz die Produktivität signifikant steigern kann. Für deutsche Gründer bedeutet dies: Jede Investition in die Arbeitsplatzgestaltung ist gleichzeitig eine Investition in die Leistungsfähigkeit eures Teams.
Besonders wertvoll ist Zhaos Einsicht, dass bestimmte menschliche Grundbedürfnisse – seine „Invariablen“ – konstant bleiben. Während sich Technologien und Marktbedingungen ständig ändern, bleibt das Bedürfnis nach Klarheit, Einfachheit und intuitiver Interaktion bestehen. Ein Arbeitsplatz, der diese Grundbedürfnisse erfüllt, wird langfristig produktiv bleiben, unabhängig von technologischen Umwälzungen.
Vom Käfer lernen: Natürliche Systeme als Vorbild
Diese Metapher lässt sich perfekt auf die Arbeitsplatzgestaltung übertragen: Ein gut designter Stuhl mag wie ein Vitamin wirken – nützlich, aber nicht transformativ. Doch wenn dieser Stuhl Rückenschmerzen lindert und dadurch die Konzentrationsfähigkeit steigert, wird er zum „Schmerzmittel“, das Verhalten grundlegend verändert.
Für deutsche Gründer bietet dieses biologisch inspirierte Denken einen wertvollen Rahmen für Entscheidungen zur Arbeitsplatzgestaltung. Statt isolierte Hardware-Komponenten zu betrachten, solltet ihr euren Arbeitsplatz als Ökosystem verstehen, in dem jedes Element mit anderen interagiert und zum Gesamterfolg beiträgt.
Konkret bedeutet das: Analysiert die „Schmerzpunkte“ in eurem aktuellen Setup. Wo verliert euer Team Zeit? Welche physischen Barrieren behindern Kollaboration? Welche Umgebungsfaktoren (Lärm, Licht, Temperatur) beeinträchtigen die Konzentration? Die Antworten auf diese Fragen sollten eure Investitionsentscheidungen leiten.
Die Zukunft des Arbeitsplatzes: Was kommt nach 2024?
Zhaos visionärer Ansatz gibt auch Hinweise auf die Zukunft der Arbeitsplatzgestaltung. Drei Trends zeichnen sich besonders ab:
Die weitere Verschmelzung von physischer und digitaler Arbeitswelt wird voranschreiten. Hardware wird zunehmend als Schnittstelle zu digitalen Tools konzipiert – vom smarten Schreibtisch, der Sitz-/Steh-Positionen basierend auf eurem Kalender anpasst, bis zu Beleuchtungssystemen, die sich automatisch für verschiedene Arbeitsmodi optimieren.
Biophiles Design – die Integration natürlicher Elemente in den Arbeitsplatz – gewinnt an Bedeutung. Zhaos Betonung natürlicher Systeme als Vorbild deutet auf diesen Trend hin. Für deutsche Gründer bietet dies die Chance, Nachhaltigkeit und Wohlbefinden zu verbinden.
Hyper-personalisierte Arbeitsplätze werden Standard. Statt Einheitslösungen werden modulare Systeme dominieren, die sich an individuelle Präferenzen und Arbeitsweisen anpassen lassen – ein Prinzip, das Zhao sowohl in Notion als auch in seinen Bürokonzepten bereits umsetzt.
Design mit Tiefenwirkung: Mehr als Ästhetik
Ein zentrales Element von Zhaos Erfolg ist sein Verständnis, dass Design weit über Ästhetik hinausgeht. Seine Idee, „komplexe Programmierung hinter einer zugänglichen Oberfläche zu verstecken“ – von ihm als „Broccoli mit Zucker überziehen“ bezeichnet – ist eine perfekte Metapher für gelungenes Produktivitätsdesign.
Für deutsche Gründer bedeutet dies: Investiert in Arbeitsplatzlösungen, die Komplexität reduzieren und intuitive Interaktion fördern. Ein Konferenzraum mag technologisch hochgerüstet sein – wenn die Bedienung kompliziert ist, wird er selten genutzt werden. Ein ergonomischer Stuhl mit dutzenden Einstellmöglichkeiten verfehlt seinen Zweck, wenn die Anpassung zu komplex ist.
Erfolgreiche Arbeitsplatzgestaltung folgt dem Prinzip „einfach zu verstehen, schwer zu meistern“ – sie bietet intuitive Basisfunktionen für Einsteiger und tiefergehende Anpassungsmöglichkeiten für Fortgeschrittene. Genau wie Notion selbst.
Die Hardware-Revolution beginnt im Kopf
Zhaos radikaler Ansatz zur Arbeitsplatzgestaltung bietet deutsche Gründern wertvolle Impulse für die eigene Produktivitätsrevolution. Der perfekte Arbeitsplatz entsteht nicht durch das bloße Kopieren von Silicon-Valley-Trends, sondern durch die bewusste Gestaltung einer Umgebung, die eure spezifischen Unternehmenswerte und Arbeitsprozesse unterstützt.
Beginnt mit einer klaren Vision eurer Arbeitskultur. Definiert, welche Aktivitäten ihr fördern wollt – Kollaboration, konzentrierte Einzelarbeit, kreatives Brainstorming – und gestaltet eure Räume entsprechend. Investiert in zeitlose Qualität statt kurzlebige Trends und denkt in Systemen statt Einzelkomponenten.
Die wahre Lektion aus Zhaos Erfolg ist nicht, welche spezifischen Möbelstücke er auswählt, sondern sein kompromissloser Fokus auf die Schaffung einer Umgebung, die Produktivität und Kreativität fördert. Mit diesem Mindset könnt ihr einen Arbeitsplatz gestalten, der nicht nur funktional ist, sondern eure Unternehmenskultur verkörpert und zum Wettbewerbsvorteil wird.
forbes.com – $10 Billion Productivity Startup Notion Wants To Build Your AI Everything App (Kenrick Cai)
entrepreneur.com – The Ancient Philosophy Behind a $10 Billion Startup (Jason Feifer)
notion.com – First Block with Notion Co-Founders Ivan Zhao and Simon Last (Anastasia Crew)
goldhouse.org – Ivan Zhao, Co-founder & CEO
okta.com – 2021 Business at Work Study
no-ga.com – Artek – Finnish design and furniture with functional aesthetics
sainsburycentre.ac.uk – Red-Blue Chair – Sainsbury Centre
sequoiacap.com – Notion CEO Ivan Zhao: Augmenting Human Intellect
lennysnewsletter.com – Inside Notion: Ivan Zhao
sequoiacap.com – Stories | Sequoia Capital
(c) Foto: CAYCE CLIFFORD / Notion / SEQUOIA
