Digitale Prozessautomatisierung muss nicht kompliziert sein – und genau hier kommt Slacks Workflow Builder ins Spiel. Das No-Code-Tool verwandelt alltägliche Teamaufgaben in automatisierte Workflows, ohne dass eine einzige Zeile Code geschrieben werden muss. Während traditionelle Business-Process-Automation oft an technischen Hürden und Implementierungsproblemen scheitert, bietet Slack einen bemerkenswert zugänglichen Ansatz: Visuelle Workflow-Erstellung für jedermann. Entdeckt, wie dieses Tool die Produktivität steigern kann und warum es gerade jetzt zum Game-Changer für Teams jeder Größe wird.
No-Code: Die demokratisierte Prozessautomatisierung
Die Zeiten, in denen Prozessautomatisierung ein exklusives Spielfeld für IT-Experten war, sind endgültig vorbei. Slack Workflow Builder bricht mit dieser Tradition und macht Automatisierung für jeden zugänglich – vom Marketing-Profi bis zur Teamleitung. Das Besondere: 80% aller Workflow-Ersteller bei Slack haben keinen technischen Hintergrund. Diese Demokratisierung der Technologie ist kein Zufall, sondern Slacks Kernphilosophie.
Statt komplexer Programmiersprachen setzt ihr auf intuitive, visuelle Elemente. Ihr zieht Bausteine per Drag-and-Drop, wählt Trigger und definiert Aktionen – fertig ist der automatisierte Prozess. Diese Einfachheit ist revolutionär in einer Welt, in der laut Branchenstudien gerade die technische Komplexität zu den Haupthindernissen bei der Implementierung von Prozessautomatisierung zählt.
Mit über drei Millionen täglich ausgeführten Workflows zeigt sich: Das Konzept funktioniert. Slack hat verstanden, dass der wahre Wert nicht in der Komplexität der Technologie liegt, sondern in ihrer Zugänglichkeit und praktischen Anwendbarkeit im Arbeitsalltag.
Die Automatisierungs-Schmerzpunkte im Business
Bevor wir tiefer in die Slack-Lösung eintauchen, lohnt ein Blick auf die typischen Hürden bei der Prozessautomatisierung. Laut aktueller Marktforschung scheitern zahlreiche Automatisierungsinitiativen an drei Kernproblemen: technische Komplexität, organisatorischer Widerstand und fehlende Integrationen. Legacy-Systeme, die sich über verschiedene Plattformen erstreckende Prozesse und Budgetbeschränkungen erschweren die Umsetzung zusätzlich. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen kämpfen mit dem Mangel an internem Fachwissen – sie wissen oft nicht, wie sie Automatisierung gewinnbringend implementieren können. Gleichzeitig fehlt häufig die Unterstützung wichtiger Stakeholder, was zu Widerständen bei der Einführung führt. Diese Kombination aus technischen und organisatorischen Herausforderungen bremst die digitale Transformation vieler Unternehmen aus – trotz des Bewusstseins, dass Automatisierung ein entscheidender Wettbewerbsfaktor ist.
Workflow Builder: Die Architektur der Einfachheit
Workflow Builder überzeugt durch seinen modularen Aufbau, der komplexe Prozesse in verständliche Einzelschritte zerlegt. Jeder Workflow beginnt mit einem Auslöser – etwa dem Senden einer Nachricht oder dem Klicken eines Buttons. Anschließend folgen die eigentlichen Aktionen: von Formularversand über Benachrichtigungen bis hin zu Kanaleinrichtungen.
Die Stärke des Systems liegt in seiner Flexibilität. Ihr könnt einfache, einstufige Workflows erstellen oder komplexere Prozesse mit bis zu zehn Bedingungen und Verzweigungen aufbauen. Die bedingte Logik ermöglicht es, unterschiedliche Aktionen je nach Benutzerantwort oder anderen Variablen auszulösen.
Ein weiterer Pluspunkt: Ihr müsst nicht bei Null anfangen. Über 50 vorgefertigte Templates bieten sofort einsatzbereite Lösungen für gängige Geschäftsprozesse – von der Onboarding-Checkliste bis zum Incident-Management. Diese können als Ausgangspunkt dienen und nach euren Bedürfnissen angepasst werden.
Besonders bemerkenswert ist die neue Plug-and-Play-Erfahrung, die 2024 eingeführt wurde. Sie funktioniert ähnlich wie das Ausfüllen von Lücken in einem Satz, wodurch die Erstellung von Workflows noch intuitiver wird.
Integration als Schlüssel zum Erfolg
Die wahre Stärke des Workflow Builders entfaltet sich durch seine Integrationsfähigkeit. Mit über 70 App-Konnektoren verbindet ihr eure bestehenden Tools nahtlos mit Slack. Diese Verbindung geht weit über simple Benachrichtigungen hinaus – es geht um echte bidirektionale Prozessautomatisierung zwischen verschiedenen Plattformen.
Besonders bahnbrechend ist die 2024 eingeführte Funktion der externen Trigger. Während früher Workflows nur durch Aktionen innerhalb von Slack oder Salesforce ausgelöst werden konnten, können jetzt auch Ereignisse in Drittanbieter-Apps wie PagerDuty, Asana oder Bitbucket automatisch Slack-Workflows starten. Dies schließt eine kritische Lücke in der Prozessautomatisierung und reduziert Kontextwechsel erheblich.
Praxisbeispiel: So transformiert Rivian seine Arbeitsabläufe
Der Elektrofahrzeughersteller Rivian zeigt eindrucksvoll, wie Workflow Builder die Produktivität steigern kann. Anoop Narang, Head of Digital Workplace and Solutions bei Rivian, berichtet von beeindruckenden 3.000 erstellten Workflows allein im Jahr 2024. Besonders in den Produktions-, Betriebs- und Servicegruppen hat das Tool starke Akzeptanz gefunden. Der Schlüssel zum Erfolg: Rivian setzt Automatisierung gezielt ein, um Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben zu entlasten und ihnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten zu geben.
Die Workflows bei Rivian verbinden verschiedene Anwendungen und Plattformen, um spezifische Geschäftsziele zu erreichen. Durch die No-Code-Lösung können Mitarbeiter auf jedem Erfahrungslevel eigene Automatisierungen erstellen und so ihre Arbeitsprozesse selbständig optimieren. Diese Demokratisierung der Technologie führt zu einer breiteren Akzeptanz und schnelleren Implementierung von Automatisierungslösungen im gesamten Unternehmen.
Die ROI-Gleichung: Zeit und Fehlerreduktion
Die Zahlen sprechen für sich: Menschen, die Workflow-Automatisierung am Arbeitsplatz nutzen, sparen durchschnittlich 3,6 Stunden pro Woche – das sind über 180 Stunden im Jahr. Slack-Nutzer berichten sogar von einer 28-prozentigen Steigerungder Zeitersparnis durch Automatisierung. Einige Studien zeigen sogar Einsparungen von 6-7 Stunden pro Woche, was etwa 28 Stunden monatlich entspricht.
Doch der Wert geht über reine Zeitersparnis hinaus. Die Automatisierung reduziert menschliche Fehler, verbessert die Konsistenz von Prozessen und minimiert Kontextwechsel. Letzteres ist ein oft unterschätzter Produktivitätskiller: Jeder Wechsel zwischen verschiedenen Tools und Plattformen kostet wertvolle Konzentration und Einarbeitungszeit. Durch die Integration aller Workflows in Slack bleibt ihr in eurem Arbeitskontext – ein entscheidender Vorteil für die Effizienz.
Bemerkenswert ist auch der Wettbewerbsvorteil: 75% der Unternehmen berichten, dass Workflow-Automatisierung ihnen einen signifikanten Vorsprung gegenüber Mitbewerbern verschafft. Dies erklärt, warum laut Gartner der BPA-Softwaremarkt von 2,6 Milliarden Dollar im Jahr 2022 auf voraussichtlich 3,6 Milliarden Dollar bis 2027 wachsen wird.
Praktische Anwendungsfälle für euer Team
Die Vielseitigkeit des Workflow Builders zeigt sich in den zahlreichen Einsatzmöglichkeiten. Besonders beliebt sind Onboarding-Prozesse für neue Teammitglieder, bei denen automatisch relevante Informationen geteilt, Zugänge eingerichtet und Checklisten erstellt werden. Auch Urlaubsanträge lassen sich elegant automatisieren: Ein Mitarbeiter füllt ein Formular aus, die Anfrage wird automatisch an den Vorgesetzten weitergeleitet und nach Genehmigung im Kalender eingetragen.
Für Support-Teams bietet sich die Erstellung von Ticket-Workflows an. Statt E-Mails oder Direktnachrichten können Anfragen über strukturierte Formulare erfasst, kategorisiert und dem richtigen Ansprechpartner zugewiesen werden. Dies verbessert nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern auch die Qualität der Lösungen.
Ein besonders innovativer Anwendungsfall ist Slacks eigener „I have a question“-Workflow für Live-Q&A-Sessions. Mitarbeiter reichen Fragen über ein Formular ein, die dann in einem privaten Kanal priorisiert und einem Teammitglied zugewiesen werden. Dieses stellt die Fragen dann live im Namen der Mitarbeiter – ein eleganter Weg, um Meetings effektiver zu gestalten und allen eine Stimme zu geben.
Auch rechtliche Prüfprozesse lassen sich optimieren: Bei Slack durchläuft jeder zu veröffentlichende Inhalt einen strukturierten Workflow. Antragsteller stellen Informationen über ein Standardformular bereit, und das Rechtsteam nutzt Emojis, um den Status der Prüfung zu kommunizieren – ein einfaches, aber effektives System.
Die neuesten Features im Überblick (2024/2025)
Slack hat den Workflow Builder 2024 mit mehreren bahnbrechenden Features aufgewertet. Besonders hervorzuheben sind die bereits erwähnten externen Trigger. Diese Funktion ermöglicht es, dass Aktionen in Drittanbieter-Apps wie PagerDuty, Asana oder Bitbucket automatisch Workflows in Slack starten können. Ein praktisches Beispiel: Wenn ein kritischer Ausfall in PagerDuty gemeldet wird, kann automatisch ein Incident-Kanal in Slack erstellt, relevante Teammitglieder hinzugefügt und alle wichtigen Informationen aus PagerDuty geteilt werden. Dies beschleunigt die Reaktionszeit erheblich und stellt sicher, dass alle Beteiligten sofort den nötigen Kontext haben.
Daneben wurden die Entwicklertools erweitert. Für Teams mit speziellen Anforderungen bietet Slack nun verbesserte Möglichkeiten, benutzerdefinierte Workflow-Schritte zu erstellen. Entwickler können diese jetzt direkt auf der Slack-App-Einstellungsseite in einer intuitiven Benutzeroberfläche erstellen und verwalten. Dies schlägt eine Brücke zwischen der No-Code-Welt für Endanwender und der Flexibilität, die technische Teams benötigen.
Ein weiteres Highlight ist die Abschaffung der nutzungsbasierten Abrechnung für komplexe Workflows seit September 2024. Workflows mit zwei oder mehr Connector-Schritten oder benutzerdefinierten Schritten verursachen keine zusätzlichen Kosten mehr, was die Nutzung für Unternehmen kalkulierbarer macht.
Implementierungsstrategie: Der Weg zum Erfolg
Wie bei jeder Technologieeinführung ist auch beim Workflow Builder die richtige Implementierungsstrategie entscheidend. Beginnt mit einem einfachen, aber sichtbaren Prozess, der schnelle Erfolge zeigt. Dies könnte ein Feedback-Formular, ein Urlaubsantrag oder ein Onboarding-Checklisten-Workflow sein. Der schnelle Erfolg schafft Vertrauen und Akzeptanz im Team.
Involviert von Anfang an Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen. Widerstand gegen Veränderung ist ein häufiges Hindernis bei der Prozessautomatisierung – besonders in kleineren Teams mit eingespielten Routinen. Durch frühzeitige Einbindung, klare Kommunikation der Vorteile und entsprechende Schulungen könnt ihr diese Hürde überwinden.
Zukunftsperspektiven: Wohin entwickelt sich die Workflow-Automatisierung?
Die Zukunft der Workflow-Automatisierung sieht vielversprechend aus. Laut Marktprognosen wird der globale Markt für Geschäftsprozessautomatisierung bis 2026 auf beeindruckende 19,6 Milliarden Dollar anwachsen. Dieser Boom wird durch den steigenden Bedarf an optimierter Kommunikation, effizienter Ressourcennutzung und nahtloser Integration verschiedener IT-Systeme angetrieben.
McKinsey-Forschungen zeigen, dass etwa 50% aller Arbeiten automatisiert werden können – ein enormes Potenzial, das bisher nur von 31% der Unternehmen durch Automatisierung mindestens einer Funktion genutzt wird. Dies deutet auf erhebliches Wachstumspotenzial hin.
Für Slack Workflow Builder bedeutet dies wahrscheinlich eine weitere Vertiefung der Integrationen mit Drittanbieter-Apps und eine Erweiterung der KI-gestützten Funktionen. Die Entwicklung geht klar in Richtung intelligenterer Workflows, die nicht nur auf definierte Trigger reagieren, sondern auch aus Mustern lernen und proaktiv Prozessverbesserungen vorschlagen können.
Die Prozessrevolution beginnt bei euch
Während 90% der IT-Entscheidungsträger planen, ihre BPA-Investitionen in den nächsten zwei Jahren zu erhöhen, habt ihr mit Slack Workflow Builder bereits heute ein mächtiges Tool zur Hand. Die Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Integrationstiefe und kontinuierlicher Weiterentwicklung macht es zu einem idealen Einstiegspunkt in die Welt der Prozessautomatisierung.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt nicht in der Komplexität der Automatisierung, sondern in ihrer sinnvollen Anwendung auf eure spezifischen Geschäftsprozesse. Beginnt mit den Bereichen, die den größten Schmerz verursachen – sei es zeitraubende manuelle Dateneingabe, fehleranfällige Genehmigungsprozesse oder ineffiziente Informationsverteilung.
Die Demokratisierung der Technologie durch No-Code-Tools wie Workflow Builder ermöglicht es jedem Teammitglied, zum Prozessoptimierer zu werden. Nutzt diese Chance, um eure Arbeitsabläufe zu transformieren und euch auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Innovation, Kundenzufriedenheit und Wachstum.
Smarte Workflows, smarteres Business
Die Prozessautomatisierung mit Slack Workflow Builder ist mehr als nur ein technisches Hilfsmittel – sie ist ein strategischer Hebel für eure Unternehmenstransformation. In einer Zeit, in der 96% der Führungskräfte Automatisierung als entscheidend für die digitale Transformation betrachten und 91% dadurch Geschäftswachstum verzeichnen, könnt ihr es euch nicht leisten, diese Chance zu verpassen.
Beginnt noch heute mit eurem ersten Workflow. Experimentiert, lernt und skaliert eure Erfolge. Die smarte Arbeitsweise von morgen beginnt mit den Prozessentscheidungen, die ihr heute trefft. Und mit jedem automatisierten Prozess gewinnt ihr nicht nur Zeit, sondern auch Raum für das, was Menschen am besten können: kreativ denken, Probleme lösen und Beziehungen aufbauen.
slack.com – Build time-saving automations with ease using new enhancements to Slack’s Workflow Builder
slack.com – Meet Workflow Builder: the simple way to streamline tasks in Slack
slack.com – Workflow Automation Tool | Slack Workflow Builder
salesforce.com – Slack Expands Automation Capabilities, Making it Easier to Build Powerful Workflows and Connect Third-Party Systems
slack.com – A guide to business workflow automation
formstack.com – Workflow Automation Statistics You Need to Know
slack.com – A Step-by-Step Guide: Transform Your Business with Enterprise Process Automation
thena.ai – Slack Workflow Builder: The Ultimate Tool for Team Productivity
mescomputing.com – Business Process Automation Is On IT Leaders‘ Road Maps in 2024, But Challenges Remain
(c) Foto: Slack
